Einreichung von Vorschlägen
Finanzhilfen werden durch einen Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen (Call for Proposal) veröffentlicht. Anträge können nur dann eingereicht werden, wenn die entsprechenden Aufrufe geöffnet sind. Eine unabhängige Einreichung von Projekten zur Förderung ist im Rahmen von EU4Health nicht vorgesehen.
Verfahren
Im Rahmen von EU4Health gibt es in der Regel einstufige Einreichverfahren, bei denen direkt der vollständig ausgearbeitete Antrag (Vollantrag) eingereicht wird. Liegt dennoch ein zweistufiges Verfahren vor, so wird zunächst ein Kurzantrag vorgelegt. Im Falle einer positiven Begutachtung des Kurzantrags, wird zur Einreichung eines Vollantrags eingeladen.
Welches Verfahren Anwendung findet, wird für jede Ausschreibung einzeln festgelegt und mit dem Call for Proposal veröffentlicht.
Antragstellung
Jeder Wirtschaftsteilnehmende, der einen Antrag für eine Finanzhilfe im Rahmen von EU4Health einreichen möchte, muss sich zunächst im Portal der Europäischen Kommission (Funding & Tender Opportunities) registrieren. Über das Portal können dann entsprechende Vorschläge eingereicht werden.
> Siehe auch Teilnehmerportal der EU
Das Antragsformular für Finanzhilfen besteht aus den Formblättern A und B:
- Teil A enthält strukturierte administrative Informationen und wird vom IT-System im Portal der Europäischen Kommission generiert. Dieser Teil basiert auf den Informationen, die in das Teilnehmerportal eingeben werden.
Beispielhafte Angaben: administrative Angaben zur Organisation und den Ansprechpartner:innen, Ethik- und Sicherheitsfragen, Angaben zum Gleichstellungsplan. - Teil B ist eine technische Beschreibung des Projekts mit den geplanten Aktivitäten, Arbeitspaketen und Kosten. Dieser Teil muss als PDF-Dokument im Portal hochgeladen werden. Die Kostenübersicht ist in einer Budget-Tabelle über ein Excel-Dokument hochzuladen.
Beispielhafte Angaben: Darstellung des Konzepts zum geplanten Projekt inkl. Angaben zum Projektteam, Risiken und Qualitätssicherung; detaillierte Budgettabelle zur Angabe der geplanten Kosten; Auswirkungen der Ergebnisse; Umsetzung in Arbeitspaketen; Zeitplan).
Teil A wird bei der Eingabe der Daten im Teilnehmerportal generiert. Teil B muss im Voraus unter Verwendung der vom System heruntergeladenen Version bearbeitet werden.
Ausschreibungsabhängig werden weitere obligatorische oder optionale Dokumente, z. B. ein Formblatt für klinische Studien oder Stellungnahmen zu Genehmigungsverfahren über das Teilnehmerportal bereitgestellt.
Beispielhaft kann hier ein Antragsformular (Formulare Teil A und B) eingesehen werden.
Seitens der Europäischen Kommission wird dringend empfohlen, die Vorschläge so früh wie möglich und mind. 48 Stunden vor Ablauf der Frist einzureichen. Dadurch werden technische Probleme vermieden (Systemvoraussetzungen, lokale Konfigurationseinstellungen, Systemüberlastungen). Grundsätzlich wird das Ausfüllen der Antragsunterlagen in englischer Sprache empfohlen.
Zulässigkeits- und Eignungsprüfung
Nachdem der Vorschlag eingereicht wurde, prüft die Bewilligungsbehörde zunächst die Zulässigkeit und Eignung der Vorschläge. Die Zulässigkeitsbedingungen sind in den jeweiligen Ausschreibungsunterlagen geregelt. Der Vorschlag muss folgende Kriterien erfüllen:
- fristgerecht – Einreichung über das Online-Einreichungssystem vor Ablauf der Aufforderungsfrist,
- vollständig – korrekt und komplett ausgefülltes Antragsformular, inkl. aller Anhänge und Belege,
- lesbar, zugänglich, druckbar.
Hinweis: Es gilt die im Antragsformular angegebene Seitenbegrenzung einzuhalten. Überzählige Seiten werden automatisch unleserlich gemacht und von den Begutachtenden nicht berücksichtigt. In den meisten Fällen beträgt der Umfang des Antrags maximal 70 Seiten in DIN A4, sofern keine anderweitigen Vorgaben festgelegt sind (Mindestschriftgröße Arial 9).
Die grundlegende Eignungsprüfung umfasst in der Regel folgende Aspekte:
- ob der Inhalt des Vorschlags mit der Themenbeschreibung übereinstimmt und
- ob Teilnehmende aus zugelassenen Ländern beteiligt sind.
Erst im Anschluss an die Prüfung der Zulässigkeit und Eignung wird ein unabhängiger Bewertungsausschuss mit der Bewertung beauftragt.
Inhaltliche Bewertung der Vorschläge
Die Vorschläge werden anhand der in den Ausschreibungsbedingungen festgelegten Vergabekriterien bewertet.
Zulässige und förderfähige Vorschläge werden zur Bewertung an einen unabhängigen Bewertungsausschuss weitergeleitet. Dieser besteht aus EU-Mitarbeitenden der Bewilligungsbehörde. Um eine individuelle Bewertung gewährleisten zu können, wird der Bewertungsausschuss häufig von externen Experten unterstützt. Letztlich erstellt die Bewilligungsbehörde die endgültige Rangliste der zur Förderung vorgeschlagenen Anträge.
Die eingereichten Vorschläge und Projektideen werden zumeist auf der Grundlage der folgenden Kriterien bewertet:
- Relevanz für die Prioritäten der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen,
- Qualität/Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahme,
- Auswirkungen der vorgeschlagenen Maßnahme.
Weitere Informationen finden Interessierte in dem Online Manual auf der Internetseite der Europäischen Kommission.
